מדיניות פרטיות — Dentassis

1. כללי

1.1. Dentassis מפתחת ומפעילה מערכת ענן לניהול מרפאות שיניים בישראל: יומן תורים, תיק-מטופל ורשומה רפואית, טפסי-הסכמה לחתימה, כספים וקבלות, נוכחות צוות, דוחות, ושיחות וואטסאפ עם מטופלים — כולל עוזרת דיגיטלית מבוססת בינה מלאכותית.

1.2. המדיניות מסבירה איזה מידע אישי מעובד, למה, אצל מי, כמה זמן, ואיך מממשים זכויות. היא נכתבה לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, כנוסחו אחרי תיקון מס' 13.

1.3. אין חובה חוקית למסור לנו מידע. מה קורה כשלא מוסרים — כתוב בכל חלק בנפרד.

2. הגדרות

3. מי אחראי על המידע

חלק א' — מבקרים באתר ולקוחות פוטנציאליים

4. איזה מידע

4.1. גלישה באתר. האתר הוא דף מידע סטטי. אין בו טפסים, עוגיות, כלי-ניתוח או כלי-מעקב של צד שלישי. השרת שמגיש את האתר עשוי לרשום יומן-גישה טכני: כתובת IP, זמן, הדף שנדרש וסוג הדפדפן.

4.2. פנייה אלינו. כשאתם פונים בדוא"ל, בטלפון או בוואטסאפ, נשמרים הפרטים שמסרתם: שם, תפקיד, שם המרפאה, דרכי-קשר ותוכן הפנייה.

4.3. לקוחות. כשמרפאה מתקשרת איתנו, נשמרים פרטי אנשי-הקשר, פרטי ההתקשרות והחיוב, והתכתבות שוטפת.

4.4. מרפאת-ההדגמה. הכניסה לדמו לא מבקשת פרטים. לצורכי אבטחה ומניעת ניצול נשמרים זמן הכניסה וערך מגובב (hash) מקוצר של כתובת ה-IP. כל הנתונים בדמו בדויים, והם נמחקים ונזרעים מחדש בכל לילה. אין להזין לדמו מידע אמיתי.

5. למה

• לענות לפנייה ולהציג את השירות.
• להתקשר עם מרפאה, לתת לה שירות, לחייב ולנהל חשבונות.
• לאבטח את האתר ואת השירות ולמנוע שימוש לרעה.
• לעמוד בחובות לפי דין, למשל ניהול ספרים.

אם לא תמסרו פרטי-קשר, לא נוכל לחזור אליכם. פנייה שיווקית מאיתנו תישלח רק לפי סעיף 30א לחוק התקשורת (בזק ושידורים), התשמ"ב-1982, ותמיד עם דרך להסרה.

6. כמה זמן

פניות שלא הבשילו להתקשרות — עד 24 חודשים מהפנייה האחרונה. פרטי לקוחות והתקשרות — כל תקופת ההתקשרות ו-7 שנים אחריה (התיישנות וחובות מס). יומני-האבטחה של הדמו נמחקים עם האיפוס הלילי.

חלק ב' — צוותי מרפאות שמשתמשים בשירות

7. איזה מידע ולמה

7.1. בלי פרטי-כניסה ואימות דו-שלבי אי אפשר להשתמש בשירות. השימוש בטביעת אצבע ובקוד אישי הוא רשות; החלופה היא כניסה מלאה בסיסמה ובקוד.

7.2. מסירת מידע על הצוות לגורמים אחרים — רק לספקי-המשנה שבסעיף 12.2, ולפי דין.

<a id="patients"></a>

חלק ג' — מטופלים: הודעה על איסוף ושימוש במידע

החלק הזה הוא נוסח ההודעה שהמרפאה שבה אתם מטופלים מוסרת לכם לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות. Dentassis מחויבת לפעול לפיו כמחזיק.

8. מי אחראי על המידע שלכם

8.1. המרפאה שבה אתם מטופלים היא האחראית על המידע שלכם (בעלת השליטה במאגר). שם המרפאה, הטלפון והכתובת שלה מופיעים בהודעה המקוצרת שהמרפאה מוסרת לכם, ובדפי-המטופל שאתם פותחים מקישור של המרפאה. שם איש-הקשר לפרטיות במרפאה — בהודעה המקוצרת, או בפנייה למרפאה.

8.2. Dentassis מספקת למרפאה את המערכת ומעבדת את המידע עבורה בלבד ולפי הוראותיה. אנחנו לא משתמשים במידע שלכם לצרכינו, לא בשביל מרפאה אחרת, לא מוכרים אותו, ולא מאמנים עליו מודלים של בינה מלאכותית.

8.3. איזה מידע נאסף ומאיפה:

8.4. חובה למסור? אין חובה חוקית למסור את המידע. אבל המרפאה חייבת לפי דין לנהל רשומה רפואית, ובלי פרטים מזהים ורפואיים בסיסיים ייתכן שלא תוכל לטפל בכם בבטחה. בלי מספר טלפון לא נוכל לשלוח תזכורות וקוד אימות. הסכמה לפרסומת, להקלטה ולקבלת מסמכים בוואטסאפ — תמיד רשות, ואינה תנאי לטיפול.

9. למה המידע משמש

1. הטיפול בכם וניהול הרשומה הרפואית, כפי שהדין מחייב את המרפאה.
2. קביעת תורים, שינוי וביטול, תזכורות ואישורי הגעה.
3. מענה לפניות בוואטסאפ והעברתן לצוות.
4. חתימה על טפסי-הסכמה ותוכניות טיפול, ושליחת מסמכים בקישור מאובטח.
5. תשלומים וקבלות. כברירת-מחדל הקבלה מתארת "טיפול שיניים" בלבד, בלי פירוט רפואי; המרפאה יכולה לבחור בקבלה מפורטת.
6. הודעות פרסומיות — תזכורת לבדיקה תקופתית, בקשה לחוות דעת, ברכות ועדכונים — רק אם הסכמתם בכתב. כל הודעה כזו מתחילה במילה "פרסומת", כוללת את פרטי המרפאה ודרך הסרה. תזכורת לתור שקבעתם אינה פרסומת.
7. אבטחת המידע, תיעוד גישה ועמידה בחובות לפי דין.

10. העוזרת הדיגיטלית (בינה מלאכותית)

10.1. במרפאות שמפעילות אותה, עוזרת דיגיטלית אוטומטית מבוססת בינה מלאכותית עונה בוואטסאפ בשם המרפאה. היא נותנת מידע על המרפאה (שעות, כתובת, תורים פנויים), וקובעת, מזיזה או מבטלת תורים לפי כללי המרפאה ורק אחרי אישור מפורש שלכם.

10.2. היא מציגה את עצמה כעוזרת דיגיטלית בהודעה הראשונה שלה אליכם.

10.3. היא לא נותנת ייעוץ רפואי ולא מקבלת החלטות על הטיפול בכם. שאלה רפואית, מצב חירום, תלונה או בקשה לדבר עם אדם — עוברים לצוות.

10.4. לדבר עם אדם: כותבים "נציג" בכל שלב. השיחה עוברת לצוות, והעוזרת מפסיקה לענות באותה שיחה עד שהצוות מחזיר אותה. אפשר גם לבקש מהמרפאה שהצוות יענה לכם; הצוות יכול להשהות את העוזרת בשיחה שלכם.

10.5. כל תשובה שלה עוברת בדיקה אוטומטית לפני השליחה. תשובה שנעצרת ממתינה לצוות. הצוות רואה כל שיחה ויכול להצטרף אליה.

10.6. מה נשלח לספק מודל-השפה (Anthropic — ארה"ב, ומדינות נוספות שבהן הספק מעבד): ההודעות האחרונות בשיחה, כפי שנכתבו — כולל מה שכתבתם, גם מידע על בריאותכם, והודעות שנשלחו אליכם (למשל תזכורות וקישורים); סיכום השיחה ופרטים שהעוזרת זכרה ממנה, כולל מידע רפואי שציינתם; שמכם; ופרטי התור הרלוונטי (מועד, רופא/ה, סוג הטיפול). מספר תעודת זהות, תאריך לידה ומספר טלפון אינם נשלפים מהתיק ואינם נשלחים — אלא אם הופיעו בתוך הודעה בשיחה. תמונות נשלחות לתיאור רק אם המרפאה הפעילה זאת. המידע לא משמש לאימון מודלים, ונשמר אצל הספק עד 30 יום. תוכן שמערכות הבטיחות של הספק מסמנות עלול להישמר אצלו עד שנתיים.

10.7. שימושים נוספים בבינה מלאכותית בתוך המרפאה:

• מזכירת-הצוות — כשאיש/אשת צוות שואל/ת עליכם, נשלחים לספק הפרטים הנדרשים לתשובה, ועשויים לכלול פרטים מזהים (גם ת"ז ותאריך לידה בתוצאות חיפוש), פרטי קשר, תורים, יתרות ותשלומים, הערות רפואיות ודגלי הצהרת בריאות. פרטי התיק המלאים של מטופל/ת שסומן/ה "חסוי/ה" חסומים בפניה. כל שליפה של פרטי-מטופל דרכה נרשמת ביומן הגישה.
• סיכום הקלטת טיפול (אם הסכמתם להקלטה) — התמלול ושמכם נשלחים לספק כדי לנסח סיכום לתיק. הרופא/ה אחראי/ת לבדוק את הסיכום.

10.8. המרפאה יכולה לכבות את הבינה המלאכותית בכל עת. כשהיא כבויה, השירות לא שולח מידע של המרפאה לספקי מודל-השפה והתמלול. במרפאה חדשה Dentassis מגדירה אותה ככבויה, עד שהמרפאה מפעילה אותה.

11. וואטסאפ ודפי-המטופל

11.1. וואטסאפ הוא שירות של Meta. ההודעות עוברות דרך WhatsApp, לפי תנאי השימוש שלה. המרפאה מתחברת לוואטסאפ רק באחת משתי דרכים: הדרך הרשמית של Meta (WhatsApp Business Platform), או מכשיר מקושר שמופעל בשרת של Dentassis בישראל. אפשר תמיד לפנות למרפאה גם בטלפון או בדלפק.

11.2. מסמכים מהתיק (תוכנית טיפול, הסכמה, מרשם, הצהרת בריאות, סיכום לביטוח, עותק רשומה) נשלחים מהשירות בוואטסאפ כקישור מאובטח ולא כקובץ, רק לנייד הרשום בתיק, והם נפתחים רק אחרי קוד חד-פעמי. תזכורות לתור כוללות את מועד התור, שם הרופא/ה ושם המרפאה. סוג הטיפול מופיע רק אם המרפאה בחרה בכך.

11.3. דפי-המטופל נפתחים מקישור אישי, ורק אחרי קוד חד-פעמי בן 6 ספרות שנשלח לנייד הרשום במרפאה (ותאריך לידה, אם הוא רשום). הקוד תקף 10 דקות. אחרי האימות הדפדפן זוכר אתכם 30 יום בדף האישי, ושעה בדף-חתימה.

11.4. חתימה אלקטרונית. הנוסח המלא מוצג לפני החתימה. נשמרים זמן החתימה, כתובת ה-IP וסוג הדפדפן. מסמך חתום ננעל לעריכה במערכת, וטביעת SHA-256 שלו נשמרת לצורך בדיקת שלמות. אפשר תמיד לבקש לחתום על טופס מודפס במרפאה.

12. מי מקבל את המידע

12.1. צוות המרפאה — לפי תפקיד והרשאות. כל צפייה בפרטי תיק נרשמת, בכל מסך. בתיק שסומן "חסוי", ההערות הקליניות, הצהרת הבריאות, המרשמים, הקבצים ובדיקות החניכיים נפתחים רק לבעלים או למנהל/ת, עם סיבה כתובה, ל-30 דקות. כל פתיחה כזו נרשמת, ובעלי המרפאה מקבלים התראה.

12.2. ספקי-משנה — רק כדי לתת את השירות:

12.3. לפי דין — כשהמרפאה חייבת למסור מידע לרשות מוסמכת, לבית משפט או לגורם אחר שהדין מתיר (למשל לפי סעיף 20 לחוק זכויות החולה).

12.4. העברת המרפאה או העברת Dentassis. אם המרפאה נמכרת או עוברת לספק אחר, המידע עובר לפי החלטת המרפאה ולפי דין. אם פעילות Dentassis תועבר לחברה או לגורם אחר, הגורם הממשיך יחתום מול המרפאה על אותן התחייבויות לפני שיקבל את המידע.

13. העברת מידע אל מחוץ לישראל

13.1. המסד והקבצים נשמרים בגרמניה. ארצות האיחוד האירופי מוכרות בישראל כמדינות שהדין בהן מגן על מידע אישי ברמה מספקת. לפי ספק המסד, צוות התמיכה שלו ויומנים טכניים עשויים להיות גם מחוץ לאיחוד האירופי.

13.2. חלק מהמידע מעובד בארה"ב ובמדינות נוספות, אצל ספקי-המשנה שבטבלה. ההעברה נעשית רק במידה הנדרשת לשירות, לפי תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001. הבסיס להעברה לכל ספק, ותנאי ההסכם איתו, מפורטים ברשימת ספקי-המשנה.

14. אבטחת מידע

• התקשורת מוצפנת (HTTPS); החיבור בין שרתי המערכת למסד מוצפן ומאומת.
• כל משתמש/ת עם גישה למידע מטופלים נכנס/ת עם אימות דו-שלבי, ורואה רק את המרפאה שלו/ה. ההפרדה בין מרפאות נאכפת במסד עצמו.
• המסך ננעל אחרי 60 דקות בלי פעילות.
• כל צפייה בפרטי תיק נרשמת ונשמרת 24 חודשים.
• רשומה רפואית אינה נמחקת. רישום שגוי שנוצר בטעות ניתן לביטול רק ב-24 השעות הראשונות (ייבוא שגוי של רשימת מטופלים — תוך 7 ימים), והביטול נרשם. תיקון הערה נשמר כגרסה. יומן האירועים בתיק מוגן בשרשרת hash שנבדקת כל שעה ומעוגנת מחוץ למסד בכל יום.
• גיבוי מוצפן של המסד בכל לילה, בשני מקומות; גיבוי מוצפן של הקבצים בכל לילה. מפתח הפענוח לא נמצא בשרת.
• על המכשיר שלכם לא נשמר מידע רפואי.

אף מערכת אינה חסינה לחלוטין. אם יקרה אירוע אבטחה שפוגע במידע שלכם, נפעל לפי הדין ובתיאום עם המרפאה, כולל דיווח לרשות להגנת הפרטיות.

15. כמה זמן המידע נשמר

כשמרפאה מפסיקה להשתמש בשירות, היא מקבלת עותק מלא של המידע, ואחר כך הוא נמחק מהמערכת שלנו לפי הסכם עיבוד המידע. עותקי הגיבוי פגים לפי הטבלה.

16. הזכויות שלכם

1. עיון — לעיין במידע עליכם (סעיף 13 לחוק הגנת הפרטיות), כולל שיחות והקלטות.
2. עותק מהרשומה הרפואית — לפי סעיף 18 לחוק זכויות החולה, התשנ"ו-1996. המרפאה רשאית לגבות תשלום לפי הדין.
3. תיקון — לבקש לתקן מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן (סעיף 14). ברשומה רפואית התיקון נוסף לצד הרישום המקורי.
4. הסרה מהודעות פרסומיות — בכל עת: משיבים "הסר", דרך הדף האישי, או בפנייה למרפאה. ההסרה נכנסת לתוקף מיד.
5. פנייה לאדם — "נציג" בוואטסאפ, בכל שלב.
6. ביטול הסכמה — להקלטה, לפרסומת או לקבלת מסמכים בוואטסאפ, בכל עת ולהבא.

איך פונים: למרפאה שבה אתם מטופלים — בדלפק, בטלפון, או בוואטסאפ ("נציג"). אפשר לפנות גם אלינו: eliya@dentassis.com. פנייה שמגיעה אלינו מועברת למרפאה תוך 5 ימי עסקים, ואנחנו מודיעים לכם את שם המרפאה ואת דרכי הקשר אליה.

איש-הקשר לפרטיות ב-Dentassis: eliya@dentassis.com. אם ימונה ממונה על הגנת הפרטיות, פרטיו יפורסמו כאן.

תלונה — אפשר להגיש לרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים: https://www.gov.il/he/departments/the_privacy_protection_authority

17. קטינים

17.1. האתר והשירות מיועדים למרפאות ולצוותיהן, לא לילדים.

17.2. מידע על מטופלים קטינים נמסר בדרך כלל בידי הורה או אפוטרופוס. קטין/ה שכותב/ת בהודעה לעוזרת הדיגיטלית שהוא/היא מתחת לגיל 18, ומבקש/ת לקבוע, להזיז או לבטל תור — מועבר/ת לצוות, שיחזור, ככל האפשר, להורה. העוזרת אינה יכולה לזהות גיל שלא נמסר לה, וייתכן שלא תזהה גיל שנמסר רק בהודעה קודמת.

18. עוגיות ואחסון בדפדפן

18.1. האתר dentassis.com לא משתמש בעוגיות.

18.2. השירות משתמש רק בעוגיות ובאחסון שנחוצים כדי שיעבוד ויהיה מאובטח. אין עוגיות פרסום, ניתוח או מעקב, ואין כלי-מעקב של צד שלישי.

18.3. אפשר לחסום עוגיות בדפדפן, אבל אז לא ניתן להתחבר לשירות.

19. שינויים במדיניות

נעדכן את המדיניות כשהשירות או הדין משתנים. גרסה ותאריך מופיעים בראש הדף. שינוי מהותי יפורסם כאן, ויישלח למרפאות לפחות 30 יום לפני כניסתו לתוקף, אלא אם הדין מחייב מועד מוקדם יותר.

20. יצירת קשר

אליה יצחק (עוסק), הפועל בשם המסחרי Dentassis (דנטסיס) · eliya@dentassis.com